Mengantisipasi
berkembangnya rayap di ruang arsip, pihak Dispenda Provinsi Jawa Barat
melakukan fumigasi ruang arsip, termasuk ruang arsip kepolisian.
Fumigasi arsip merupakan pembasmian rayap dan binatang lainnya
menggunakan bahan kimia. Sehingga mahkluk yang dapat
merusak arsip seperti rayap, ngengat, kecoak, kutu, semut langsung
musnah. Sifat bahan kimiawi tersebut menguap sehingga setelah dilepas,
bahan kimia tersebut akan berafiliasi keseluruh ruangan yang ada. Selain
itu bahan kimia tersebut juga bisa menetralisir sifat kimiawi kertas
yang usang agar tidak mudah rapuh.
"Puluhan ribu arsip kita sterilkan
dari rayap dan jamur. Kegiatan fumigasi ini rutin kita lakukan setahun
dua kali dalam rangka pemeliharaan arsip,"ujar Kasubag TU Samsat Depok,
Dedi Darmawan saat ditemui diruang kerjanya, Senin (5/5).
Menurutnya,
ratusan ribu arsip yang ada di Samsat Depok harus terlindungi dan
mendapat perawatan secara kontinyue. Karena arsip tersebut merupakan
data penting tentang kepemilikan dan pajak kendaraan bermotor. "Kita
upayakan perawatan arsip semaksimal mungkin. Sampai saat ini tidak ada
arsip yang rusak termakan rayap,"jelas pria yang biasa disapa Haji
Obred.Kedepan, lanjut Obred, pendataan dan penyimpanan arsip akan dilakukan secara digital. Artinya seluruh arsip atau berkas wajib pajak seperti KTP, notice, BPKBN dan faktur terlebih dahulu dilakukan scan. Selanjutnya data tersebut disimpan di central prosesing unit (CPU), dan dikirim ke Dispenda Pusat di Bandung."Saat ini sedang dilakukan proses penyimpanan data melalui scaning. Setiap hariya sekitar 1000-1500 arsip discan. Arsip yang sudah discan, langsung dikirim ke Bandung,"tandasnya.(
