Ribuan tumpukan arsip kendaraan bermotor di Samsat Jakarta Timur (Jaktim) tersimpan secara rapih di dalam lemari Arsip yang menggunakan Penggerak Mekanik (mobile file) dan Index Sistem. Penggunaan lemari arsip tersebut sangat membantu petugas dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruangan."Dengan lemari arsip ini tidak memerlukan banyak lorong untuk berjalan, tinggal di putar saja susunan rak bisa dirubah, sangat efisien dan efketif,"ujar Paur STNK Samsat Jakarta Timur, Iptu Danuri di ruang arsip Samsat Jaktim,Jum'at (22/1).
Menurut Danuri, ribuan arsip yang tersimpan merupakan arsip kendaraan bermotor sejak tahun 1992. Ruangan arsip seluas 10x30 meter dengan dua lantai ini diperkirakan masih dapat menampung arsip kendaraan bermotor di wilayah Jakarta Timur hingga 10 tahun kedepan. Selain itu, kata Danuri di dalam ruang arsip tersedia 60 rak dorong yang dilengkapi alat pendingin (AC) sentral, dan pengisap udara dalam ruangan."Kebersihan dan perawatan arsip sangat diprioritaskan,"tutur Danuri.
Untuk perawatan ribuan arsip tersebut, lanjut Danuri, setiap enam bulan sekali dilakukan penyedotan debu (vacum cleaner) dan pemberian obat anti rayap untuk melindungi arsip agar tidak hancur. Dikatakan Danuri, setiap harinya arsip kendaraan bermotor yang masuk ke ruang arsip rata-rata mencapai 950 arsip. Terdiri atas arsip BBN I sebanyak 600 arsip dan BBN II sebanyak 350 arsip. Sedangkan untuk arsip keluar atau mutasi hanya berkisar 150 arsip saja."Seluruh arsip yang masuk akan disortir terlebih dahulu,"beber Danuri sambil menyebutkan jumlah personil di ruang arsip sebanyak Lima orang.
Lebih lanjut Danuri menjelaskan, seluruh berkas yang masuk berasal dari BBN I dan BBN II. Setelah disortir, kemudian dilakukan penyesuaian berkas berdasarkan abjad per kepala atau plat nomor."Berkas BBN II langsung dimasukkan dan digabungkan dengan rak BBN I yang sudah ada,"tandas Danuri.
