Depok - Ratusan rak arsip milik kepolisian Samsat Depok saat ini kondisinya sudah sangat mengkhawatirkan. Hal itu disebabkan beban rak tersebut tidak kuat lagi menampung ribuan tumpukan arsip sehingga beberapa rak yang terbuat dari besi melengkung dan miring."Ya seperti inilah kondisi ruang arsip Samsat Depok, sudah over load dan mengkhawatirkan,"ujar Baur arsip Samsat Kota Depok, Aiptu Suryoto, Sabtu (23/1).
Ia mengatakan, ribuan arsip tersebut merupakan arsip kendaraan bermotor sejak berdirinya Samsat Depok tahun 1988. Selain itu, arsip yang ada merupakan arsip gabungan antara Samsat Depok dan Cinere. Untuk mengurangi jumlah arsip di Samsat Depok, jelas Suryoto pernah dilakukan pemindahan sebagian arsip ke samsat Cinere. Namun hal itu malah menjadi kendala petugas dalam hal pencocokan berkas mengingat belum adanya sistem online."Jika benar Samsat Cinere definitif, Kami berharap arsip dapat dipindahkan, hampir 50 persen arsip yang ada merupakan arsip Samsat Cinere,"ungkap Suryoto.
Adapun untuk perawatan arsip, lanjut Suryoto, dilakukan pengasapan, penyemprotan dan penyedotan debu secara rutin setiap sebulan sekali. Penyemprotan dilakukan dengan menggunakan obat anti rayap, sedangkan pengasapan menggunakan bahan kimia standar untuk membasmi rayap. Selain pengasapan dan penyemprotan, tambah Suryoto juga dilakukan penggantian stok map terhadap perubahan arsip dari kendaraan baru yang mengalami tukar nama."Pergantian stok map disesuaikan dengan jumlah BBN yang masuk. Setiap harinya berkisar antara 70 hingga 90 berkas,"bebernya.
Lebih lanjut Suryoto mengatakan, jumlah arsip yang masuk berkisar antara 450 hingga 500 berkas per hari. Arsip tersebut terdiri atas arsip BBN I dari luar Depok sekitar 50 berkas perhari. BBN I Depok sekira 300 berkas perhari, dan BBN II sebanyak 70 hingga 90 berkas perhari."Jumlah arsip yang masuk terpaksa ditumpuk diatas rak yang sudah melebihi beban,"tandas Suryoto.